TUGAS SOFTSKILL BAHASA INGGRIS BISNIS #1

Risyad Abdurahman Tama

Kelompok 2

Panduan Singkat Untuk Penulisan Dalam Berbisnis

Kenneth G. Brown, Ph.D.

David J. Barton, B.A.

Kata Pengantar

Dalam kehidupan sehari-hari, baik di sekolah atau di tempat kerja, ada kebutuhan untuk  keterampilan komunikasi tertulis yang baik. Kami semua telah menyerahkan laporan pada satu waktu atau yang lain yang tidak ditulis sebaik yang seharusnya. Ini, sayangnya, memberikan cahaya negatif pada kita. Ada sesuatu yang bisa kita lakukan tentang hal itu! Komunikasi adalah keterampilan yang dipelajari yang dapat kita tingkatkan semua. Panduan penulisan bisnis ini akan berguna bagi para penulis bisnis di tingkat mana pun. Anda harus menjaga panduan ini dan sering merujuk; terutama ketika Anda menulis makalah untuk seorang profesor atau surat kepada atasan Anda.

Manual ini dibagi menjadi tiga bagian. Bagian pertama membahas dokumen secara keseluruhan. Bagian ini membahas masalah termasuk format terbaik untuk digunakan dalam situasi tertentu, pilihan kata, dan alur dokumen / logika & kiat gaya.

Bagian kedua membahas tentang paragraf, struktur dan fungsinya. Ini membahas masalah-masalah seperti generalisasi dan dukungan paragraf, dan transisi.

Bagian ketiga dari panduan ini akan membahas tentang struktur kalimat individu. Ini termasuk menulis lengkap kalimat, panjang-lebar, dan tanda baca. Bagian ini akhirnya menyentuh pada penggunaan kata aktif / pasif.

Lampiran ke panduan ini berisi contoh-contoh format dokumen, termasuk surat bisnis, memo, dan email, kata-kata yang sering disalahgunakan, bagan pada proses penulisan, dan daftar sumber bacaan.

Dokumen

Tujuan / Penonton

Siapa penonton utama dan sekunder Anda? Audiens utama adalah mereka yang menerima komunikasi secara langsung. Sekunder, atau "tersembunyi", khalayak termasuk siapa pun dapat secara tidak langsung menerima salinan komunikasi. Ini termasuk siapa saja yang akan menerima salinan, perlu menyetujui, akan mendengar tentang, atau terpengaruh oleh pesan Anda. Mengetahui tujuan Anda dan siapa audiens Anda akan menentukan format dan pilihan kata Anda.

Format

Surat Bisnis. Surat bisnis formal lebih disukai ketika menyajikan informasi kepada seorang profesor, atasan, atau ketika komunikasi akan dilihat oleh banyak orang. Lihat apendiks A.

Memo. Memo (memo) adalah gaya yang kurang formal yang digunakan ketika informasi yang dikomunikasikan kurang penting, tidak meninggalkan kantor, dan ketika berkomunikasi dengan bawahan. Lihat apendiks B.

E-mail. E-mail adalah yang paling tidak resmi dari gaya yang disajikan di sini dan hanya boleh digunakan untuk komunikasi informal seperti pengingat, pertanyaan, atau ketika disukai oleh penerima. Ingat: E-mail adalah domain publik, siapa saja dapat membaca pesan Anda. Lihat appendix C.

Pilihan kata

Terlalu sering menggunakan jargon atau akronim dalam komunikasi membuat dokumen sulit dibaca, bahkan jika audiens utama sudah akrab dengan mereka. Anda harus membatasi penggunaan jargon dan akronim dalam komunikasi sesedikit mungkin, terutama jika audiens primer atau sekunder Anda tidak berpengalaman dalam penggunaannya. Anda juga harus memperhatikan pilihan kata yang salah atau membingungkan dalam dokumen Anda. Lihat appendix D untuk daftar kata-kata yang sering disalahgunakan.

Arus / Logika

Penting untuk mengetahui minat dan bias pemirsa Anda karena mereka akan memiliki dampak yang luar biasa pada strategi komunikasi Anda.

Jika audiens Anda memiliki tingkat minat yang tinggi dalam komunikasi Anda, Anda dapat langsung menuju sasaran tanpa perlu banyak waktu untuk membangkitkan minat mereka. Bangun argumen yang baik dan logis. Jika audiens Anda memiliki tingkat minat yang rendah, Anda harus menggunakan lebih banyak gaya kirim / jual untuk memotivasi minat pembaca. Jaga agar pesan Anda sesingkat mungkin, dokumen panjang mengintimidasi dan pendengar cenderung mengabaikan apa yang tampak seperti bertele-tele.

Anda juga harus tahu bias kemungkinan pemirsa Anda: positif atau negatif. Jika audiens Anda positif atau netral, teguhkan sikap mereka yang ada dengan menyatakan manfaat yang akan diperoleh dari pesan Anda. Jika mereka memiliki bias negatif, cobalah salah satu teknik ini: (1) Batasi permintaan Anda ke yang terkecil mungkin. (2) Menanggapi keberatan yang diantisipasi; Anda akan lebih persuasif dengan menyatakan dan menolak alternatif daripada membuat mereka merancang sendiri, yang kemungkinan besar akan ditolak. (3) Poin negara yang menurut Anda akan mereka setujui terlebih dahulu; jika anggota audiens dijual pada dua atau tiga fitur utama dari proposal Anda, mereka cenderung menjual diri mereka pada fitur-fitur lain juga. (4) Buat mereka setuju bahwa ada masalah, lalu selesaikan masalahnya. Akhirnya, jika Anda berkewajiban menghadapi oposisi yang kuat, gunakan teknik "inokulasi". Buat daftar argumen yang berlawanan dan jelaskan mengapa Anda menolaknya. Jika Anda berpikir mereka tidak akan mendengar oposisi yang kuat, jangan repot-repot untuk menyuntik mereka.

Pengantar

Pengenalan adalah tempat yang penting untuk mengatur aliran yang mendasari untuk sisa dokumen. Pengantar yang efektif mencapai tiga tujuan: Ini membangun minat pembaca, menjelaskan tujuan Anda untuk menulis, dan menyediakan pratinjau dokumen.

Membangun minat pembaca. Salah satu metode untuk membangun minat adalah merujuk pada situasi yang ada, untuk menetapkan konteks. Sebagai contoh:

Seperti yang kita diskusikan kemarin,

Seperti yang Anda ketahui, saat ini kami sedang merencanakan untuk tahun fiskal baru.

Jelaskan tujuan Anda untuk menulis. Biarkan pembaca Anda mengetahui alasan atau tujuan Anda untuk menulis. Dengan begitu mereka bisa membaca dengan tujuan itu dalam pikiran. Contoh:

Laporan ini merangkum hasil penjualan kuartal pertama kami.

Saya menulis untuk mengumpulkan pendapat Anda tentang proposal ini.

Menyediakan peninjau . Sertakan daftar isi yang singkat , sehingga pembaca anda akan dapat memahami tulisan anda dengan lebih mudah dan memilih bagian khusus untuk referensi  jika mereka menginginkannya . Contoh :

Laparan ini di bagi menjadi Tiga bagian utama: (1) Peralatan apa yang anda butuhkan , (2) Cara menggunakan peralatan ,dan (3) cara merawat peralatan .

Kesimpulan

Akhir dari dokumen anda adalah tempat tegas dalam dokumen. Satu pilihan jika anda menggunakan pendekatan langsung dan jika dokumen itu panjang adalah untuk menyatakan kembali ide - ide utama anda. Jelas anda tidak perlu menyatakan kembali poin – poin utama anda adalah memo satu halaman surat. Atau, jika anda menggunakan pendekatan tidak langsung , nyatakan kesimpulan atau rekomendasi anda. Mungkin penutupan yang paling umum adalah berakhir dengan langkah tindakan atau mekanisme umpan balik. Contoh Termasuk:

Aku akan menghubungi anda kamis depan untuk membahas masalah ini .

Tolong beritahu saya jika saya dapat membantu lebih lanjut.

Setelah saya mendapatkan persetujuan anda , saya akan melaksanakan rencana ini.

Tiga Jebakan yang harus dihindari dalam penutupan meliputi : (1) Memperkenalkan topik yang benar benar baru yang mungkin mengalihkan perhatian pembaca anda dari tujuan komunikasi anda, (2) Mengulang kembali gagasan utama anda dengan kata kata sombong , atau (3) meminta maaf atas atau melemahkan argrumen anda pada akhirnya.

Ejaan

Ingatlah untuk selalu menggunakan pemeriksaan ejaan sebelum mencetak dokumen anda, tetapi sadari bahwa pemeriksaan ejaan tidak mudah. Anda harus, atau memiliki orang, mengoreksi dokumen untuk memastikan ejaan dan akurasi keseluruhan. Kesalahan umum termasuk mengetikan kata yang di eja dengan benar yang tidak persis seperti yang anda inginkan. Ini dapat menyebabkan masalah besar dan bahkan mengubah keseluruhan makna yang ingin anda sampaikan.

tipe Gaya

Tata letak berarti tampilan keseluruhan halaman anda dari tipografi yang anda pilih, untuk mengunakan ruang putih yang efektif. Istilah ruang putih mengacu pada ruang kosong  di halaman. ruang putih menunjukkan organisasi anda dan bagian istirahat secara visual, menekan ide – ide penting, dan menyajikan ide – ide anda dalam bit yang lebih mudah di kelola. Pembaca  bereaksi positif terhadap ruang putih. Misalnya, apakah anda lebih bersedia untuk membaca dokumen yang tampaknya menjadi satu paragraf panjang, dari margin ke margin dan dari atas ke bawah (karena banyak peraturan pemerintah yang di tulis), atau apakah anda akan lebih  bersedia  untuk membaca satu yang di tetapkan poin utama dengan judul dan identasi?

Tata letak dokumen anda dapat membuat semua pebedaan. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan teknik tata letak dan ruang putih yang baik:

• Jika dokumen anda terlihat bagus, orang akan lebih mungkin mengambilnya dan membacanya.
• Tata Letak yang baik menetapkan nada yang tepat dengan membuat dokumen anda terlihat profesional. tipografi yang tepat, jarak yang tepat, margin yang tepat, dan semua pilihan lain yang tampaknya kecil bekerja bersama menambah citra profesional.
• Tata letak efektif membantu pembaca mengetahui apa bagian dari dokumen. Judul, misalnya menunjukkan di mana bagian bagian dari dokumen anda dimulai dan berenti berfungsi sebagai rambu jalan untuk pembaca.

Paragraf

Generalisasi dan dukungan

Setiap paragraf harus dimulai dengan sebuah generalisasi, dan setiap kalimat dalam paragraf harus mendukung generalisasi.

Anda dapat memulai generalisasi Anda dalam dua cara. Untuk penggunaan standar kalimat topik. Untuk bagian menggunakan judul atau subjudul.

Contoh kalimat judul

Brosur baru penuh dengan kesalahan printing dalam brosur.

Tiga penyebab berkontribusi pada masalah di Plant X.

Contoh judul

Kesalahan pencetakan dalam Brosur.

Penyebab masalah Plant X.

Transisi

Untuk memastikan dokumen Anda mengalir dari satu ide ke yang lain secara keseluruhan, gunakan transisi yang sesuai.

Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan kata atau frasa transtional tradisional, contoh berikut mengilustrasikan pencapaian koreksi melalui kata-kata pertama kedua dan ketiga

Perusahaan XYZ harus mengikuti rekomendasi ini untuk membereskan krisis keuangannya. Pertama-tama, kurangi pekerja di luar layanan dan biaya sedang

kedua. jangan mendekati para pemegang saham untuk lebih banyak modal. Resonasi  ketiga kewajiban jangka pendek dengan bank.

Berikut ini adalah beberapa transisi yang sering digunakan

Dengan Signal                   Menggunakan Transisi

Tambahan atau                 dan, lebih lanjut, berikutnya, bahkan, tambahan, berikut juga

Amplifikasi                        juga, akhirnya, demikian pula, kedua, kemudian, terakhir.

Kontras                             tapi, atau, maupun, namun, dalam kebalikkan, dalam tangan lain,

                                        sebaliknya, meskipun.

Contoh                              sebagai contoh, contohnya, seperti, demikian, itu adalah.

Urutan                              pertama, kedua, ketiga, selanjutnya, terakhir.

Kesimpulan                       oleh karena itu, demikian, kemudian, dalam kesimpulan, konsekuen,

                                        sebagai hasilnya, akhirnya.

Waktu dan tempat            pada saat yang sama, secara bersamaan, di atas, di bawah lebih jauh, 

                                        sejauh ini, hingga sekarang.

Kalimat

Kalimat lengkap

Kalimat lengkap berisi subjek dan kata kerja. jangan membuat kesalahan dengan membagi kalimat menjadi dua. Dengan kata lain, jangan gunakan titik di tempat koma.

Tulis saya bertemu mereka di chicago dalam perjalanan pulang dari eropa. Bukannya saya bertemu mereka di chicago. pulang rumah berbulan madu liburan di Eropa.

Kesantunan

Penggunaan kata-kata tambahan atau bunga adalah irrtional dan tidak ekonomis dalam menulis bisnis. Anda tidak boleh menggunakan kata-kata belaka daripada yang diperlukan untuk menyampaikan makna Anda.

Bunga-bunga

Pertanyaannya sebagai apakah 

Tidak ada keraguan tetapi itu

Dia adalah pria yang

Dengan cara tergesa-gesa

Ini subjek itu

Alasan kenapa begitu

Terlepas dari kenyataan itu

Fakta bahwa dia belum berhasil

Ringkas

Apakah (pertanyaannya apakah)

Tidak diragukan lagi (tidak diragukan lagi)

Dia

Tergesa-gesa

Subjek ini

Karena

Padahal (Walaupun)

Kegagalannya

Gramatikal

Subjek-Kata kerja agrulasi

Gramatikal

Perjanjian Subject-Verb salah satu

Salah satu masalah tata bahasa yang umum adalah bahwa kata kerja harus bersesuaian dalam jumlah (tunggal atau jamak) dengan subjeknya meskipun frase intervensi yang dimulai dengan kata-kata seperti bersama-sama, termasuk, plus dan juga.

“Rasa pahit remaja itu adalah cobaan, kegembiraannya, petualangannya, tantangannya, tidak cepat dilupakan.”

Seharusnya ditulis :

“Rasa pahit remaja itu adalah cobaan, kegembiraannya, petualangannya, tantangannya tidak segera dilupakan.

Gunakan kata kerja tunggal setelah masing-masing, baik, semua orang, setiap orang, tidak, tidak ada, seseorang.

Semua orang berpikir dia memiliki selera humor.   

Tanda baca

Dalam serangkaian tiga atau lebih istilah dengan satu konjungsi, gunakan koma setelah setiap istilah kecuali yang terakhir.

Warna yang digunakan adalah merah, putih, dan biru. Dia pergi ke pintu, membukanya, dan keluar.

Sertakan ekspresi tanda kurung di antara koma.

Teman John, William Smith, datang menemuinya kemarin. Cara terbaik untuk melihat suatu negara, kecuali Anda dipaksa oleh waktu, adalah melakukan perjalanan dengan berjalan kaki.

Gunakan titik dua setelah klausa independen untuk mengeluarkan daftar keterangan, sebuah appositive, amplifikasi, atau kutipan ilustratif. Titik dua memberitahu pembaca bahwa yang berikut ini terkait erat dengan klausa sebelumnya. Titik dua tidak boleh memisahkan kata kerja dari komplemen atau preposisi dari objeknya.

Whittler khusus Anda membutuhkan: pisau, sepotong kayu, dan teras belakang.

Seharusnya ditulis seperti :

Whittler khusus Anda membutuhkan tiga alat peraga: pisau, sepotong kayu, dan teras belakang.

Menggabungkan dua klausa independen dengan titik dua jika klausa kedua menafsirkan atau menguatkan klausa yang pertama.

Namun demikian, ada keterusterangan dan pengiriman tentang penguburan hewan: tidak ada persinggahan di rumah sakit itu, salon kotor, tidak ada karangan bunga atau semprotan.

Tanda titik dua dapat memperkenalkan kutipan yang mendukung atau berkontribusi pada klausa sebelumnya.

“Kemelaratan di jalan-jalan mengingatkannya pada garis dari Oscar Wilde: Kita semua berada di selokan, tetapi beberapa dari kita melihat bintang-bintang”

Gunakan titik koma jika dua atau lebih klausa secara tata bahasa melengkapi kalimat majemuk dan tidak digabungkan dengan konjungsi.

Sudah hampir pukul setengah lima; kita tidak bisa mencapai kota sebelum gelap.

Tentu saja, sama-sama tepat untuk menulis ini sebagai dua kalimat, menggantikan titik koma dengan suatu periode. Jika gabungan dimasukkan, tanda yang tepat adalah koma.

Sekarang hampir pukul setengah lima, dan kita tidak bisa mencapai kota sebelum gelap.

Gunakan tanda pisah untuk memicu jeda atau interupsi yang tiba-tiba dan untuk mengumumkan apakan atau ringkasan yang panjang. Tanda pisah adalah tanda pemisahan yang lebih kuat daripada koma, kurang formal daripada tanda titik dua, dan lebih rileks daripada tanda kurung.

Pikiran pertamanya untuk bangun dari tempat tidur - jika dia punya pikiran sama sekali - adalah untuk kembali lagi.

Penggunaan kata aktif / Pasif

Cara terbaik untuk mendefinisikan kalimat pasif adalah memberi contoh dan kemudian mengubahnya menjadi kalimat aktif.

Contoh kalimat dalam bentuk pasif: Mobil dicuci oleh Fred.

Kalimat yang sama dalam suara aktif: Fred mencuci mobil.

Dalam kalimat pertama, subjek ("mobil") pasif (yaitu mobil tidak melakukan apa-apa). Di kalimat kedua, subjek ("Fred") aktif. Fred melakukan sesuatu (mencuci).